Een goede Publiek/Private samenwerking bij evenementen is een must om veilige evenementen te organiseren. Bij zo’n samenwerking is het van belang dat er voor alle partijen eenzelfde beeld is, waarop door partijen afzonderlijk of gezamenlijk geacteerd kan worden. Samenwerking tussen informatiemanagers vanuit de organisatie en veiligheidsregio in zowel de operationele fase als bij calamiteiten tijdens het evenement zou bijvoorbeeld vaker moeten plaatsvinden. Dit om een zo’n goed mogelijk gezamenlijk beeld op te bouwen.

Organisatoren zijn veelal qua structuur gespiegeld aan de overheid. Denk bijvoorbeeld aan Organisatie – Gemeente, Beveiliging – Politie, Mobiliteit – Rijkswaterstaat/Verkeersregie, Brandwachten – Brandweer en Evenementen Zorg Organisatie (EZO) – GHOR. Een Crisis Management Team van een organisatie kan getraind zijn in (P)BOB overlegstructuren en door dit soort organisatiestructuren en trainingen kan er adequaat publiek-privaat worden samengewerkt.

Steeds meer organisatoren kiezen voor een Event Control Center (ECC) als kloppend hart van hun evenement. In dit centrale commandopunt komen techniek, communicatie en veiligheid samen. Het resultaat: beter overzicht, snellere besluitvorming en een merkbaar rustiger verloop van het evenement — zowel voor crew als bezoekers

Een Event Control Center op zich is allang niet meer vernieuwend. De echte innovatie zit in hoe je het organiseert, hoe snel je het inzet én hoe goed mensen ermee kunnen werken. Een Event Control Center is het zenuwcentrum van elk evenement. Beveiliging, EHBO, verkeersregie, productie, techniek en lokale autoriteiten werken hier letterlijk naast elkaar. Door allerlei informatie (vooraf & tijdens het evenement) samen te brengen, zoals camerabeelden, communicatie, crowddata, weersinformatie en andere informatiebronnen, ontstaat één actueel en gedeeld beeld. Dat maakt directe besluitvorming mogelijk, juist wanneer elke seconde telt.

Crowd Care, GIGTECH & FE Telecom zijn het afgelopen jaar een samenwerking aangegaan om Crowd Management, Connectiviteit & Event Control naar een hoger plan te tillen en hebben het nieuwe product ‘Showcase’ ontwikkeld. De Showcase is een geavanceerd, multifunctioneel werkstation, slim verpakt in een robuuste flightcase. Ontwikkeld voor de dynamiek van evenementen en producties, en uitgerust met de nieuwste verbindingstechnieken. In zeer korte tijd realiseer je hiermee een professioneel, volledig ingericht Event Control Center – op vrijwel elke locatie.

Tijdelijkheid is één van de grootste uitdagingen binnen de evenementensector. Elke productie is anders, elke locatie tijdelijk. Met de Showcase heb je binnen no-time een georganiseerde meldkamer staan die voelt als een vaste werkomgeving. Inclusief aandacht voor ergonomie, overzicht en rust, zodat centralisten en andere disciplines urenlang prettig en gezond kunnen werken.

Maar deze Event Control Room is meer dan alleen techniek. Het is een totaaloplossing. Denk aan een consistente werkomgeving, duidelijke workflows én training van gebruikers. Centralisten zijn hierdoor beter in staat om relevante informatie snel op te roepen en te combineren, in vergelijking met traditionele ECC-opstellingen. Dat betekent sneller schakelen, betere beslissingen en meer grip op wat er speelt.

De kracht zit ook in de veelzijdigheid, de Showcase laat zich eenvoudig aanpassen aan verschillende disciplines en evenementen. Van festivals en sportevenementen tot stads- en bedrijfsevents: de inzetmogelijkheden zijn breed. Afgelopen jaar is deze met succes ingezet bij alle festivals en outdoor producties van MOJO Concerts in Nederland. Van het concert van Normaal tot Pinkpop, Down The Rabbit Hole, North Sea Jazz en Lowlands. Steeds opnieuw werkten medewerkers in het ECC in dezelfde vertrouwde omgeving, wat samenwerking en efficiëntie zichtbaar ten goede kwam.

Het hebben van een goed Event Control Center is dus key, zeker wanneer de “shits hits the fan”, maar ook om gedurende een ‘koude fase’ technologie in te zetten om Crowd Managers, Centralisten en andere stakeholders op een evenement te ondersteunen. Voor deze medewerkers, die soms vele uren werkzaam zijn in een ECC, wil je dat er goede werkplekken en juiste tools voorhanden zijn, zodat zij goed hun werk kunnen doen.

En als er dan toch een groot incident is of een groot complex evenement, dan is het unieke aan de Showcase technologie dat het ECC zich niet hoeft te beperken tot het evenemententerrein, maar dat dankzij moderne verbindingstechnieken het systeem ook op afstand kan worden ingezet. Stakeholders kunnen wereldwijd meekijken, communiceren of zelfs volledige disciplines remote laten opereren. Ook in situaties waarin fysieke aanwezigheid niet mogelijk is, blijft de operatie doorgaan. Ook op externe locaties waar publiek & privaat dan gezamenlijk kunnen opereren.

De Showcase is het resultaat van samenwerking en samensmelting van expertise. Een mooi voorbeeld van hoe samenwerking leidt tot praktische innovatie binnen de evenementensector, welke ook een aanvulling kan zijn voor de publieke sector bij tijdelijke evenementen.

In deze keynote zal Ruud van Buren verder ingaan op het ECC concept zoals deze is uitgerold bij grote evenementen & festivals in Nederland, zoals Pinkpop, Lowlands, North Sea Jazz & Down The Rabbit Hole.